Unidad 19. Compartir Documentos en la nube (Google Docs)

Hoy en día es cada vez más importante el uso de internet para compartir documentación, o trabajar en equipo desde diferentes situaciones geográficas. En los últimos tiempos han proliferado muchas herramientas de gestión que se basan en el uso de internet.
Sus ventajas son numerosas, ya que la centralización de los recursos:

• Evita realizar duplicados de un mismo documento, ya que se puede editar desde distintos puntos.
• Permite conocer el estado de un documento en todo momento y las actualizaciones que ha sufrido.
• Facilita el acceso desde cualquier punto a los documentos, inclusive desde algunos terminales móviles.
• Mejora la seguridad de los documentos, ya que, en caso de sufrir pérdidas de información de forma local, la información se encuentra también en un servidor.

Por todos estos motivos, la suite Google Docs facilita la publicación online.
En este tema veremos diferentes formas de compartir información y aprovechar las nuevas tecnologías e internet, para trabajar en red.

Obviamente la mayoría de estas opciones no estarán disponibles si no tenemos conexión a internet.

Antes de compartir el archivo con terceras personas es interesante preparar el libro para compartir. Puedes aprender cómo en el siguiente avanzado:

Sin duda, uno de los mayores atractivos que nos ofrece Google Docs es poder compartir nuestros documentos con otros usuarios. Podemos desde colaborar en su creación y edición con otros usuarios, hasta publicarlo con una dirección propia, como si de una página web se tratase.
Lo primero, y como nos referiremos a ellos con frecuencia, vamos a definir los tipos de participantes a la hora de compartir:
Propietario: Es el creador del documento. Puede editar el documento y eliminarlo, invitar a lectores y colaboradores, y cambiar algunos de sus derechos sobre el documento. Ningún colaborador puede eliminar la participación del propietario en el documento.
Colaboradores o Para editar: Son invitados por el propietario, aunque a su vez pueden invitar a otros colaboradores y lectores. Tienen derecho a leer, modificar, guardar e imprimir el documento.
Lectores o Para ver: Pueden leer el documento, guardárselo e imprimirlo, pero no editarlo.

14.2. Compartir un elemento

Podemos compartir cualquiera de nuestros elementos de Google Docs, incluso las carpetas. De hecho, al compartir una carpeta, se comparte todo su contenido. Por eso, si tenemos un grupo de personas con el que siempre compartimos documentos, nos será más cómodo compartir una carpeta, e ir asignando los documentos a dicha carpeta, que ir compartiéndolos cada vez.
Los pasos a seguir para compartir un elemento son los siguientes:

• Podemos compartir varios documentos a la vez desde el listado de la pantalla de inicio. Primero los seleccionamos y después pulsamos el botón Compartir y seleccionamos Invitar a usuarios... del desplegable para añadir usuarios o Ver quién tiene acceso para administrar a los usuarios existentes.
  
• Para compartir el documento que estamos editando, seleccionamos del botón desplegable Compartir, que mostrará las mismas opciones que vemos arriba.

En cualquier caso llegamos a la pantalla Compartir con otros usuarios. Su aspecto puede variar ligeramente si accedemos desde el listado de documentos o desde uno en concreto.
La pantalla Compartir con otros usuarios está dividida en tres secciones, agrupadas en tres pestañas:

En la pestaña Invitar a usuarios tenemos las opciones para invitar a nuevos colaboradores y lectores.
En Usuarios con acceso vemos con quiénes lo hemos compartido, pudiendo modificarlos y eliminarlos. Si compartimos varios, veremos también el listado de documentos.
En la pestaña Permisos avanzados, tenemos opciones menos comunes, como permitir que los colaboradores puedan invitar a otros usuarios.

14.3. Invitar a colaboradores y lectores

Podemos invitar a nuevos colaboradores y lectores desde la pantalla Compartir con otros usuarios, usando la pestaña Invitar a usuarios.

En la caja de texto, escribiremos las direcciones de correo de todos los usuarios, separadas por comas si hay más de una. Pulsando el enlace Elegir de los contactos, accedemos a una lista con nuestros contactos de GMail, para poder añadir esas direcciones con un clic.
Después marcamos como Para editar o Para ver, dependiendo de cómo queramos invitar a los usuarios.
Lo habitual es avisar mediante correo electrónico al nuevo usuario de que hemos compartido con él un documento. Esto los hacemos con los campos de la derecha:
Si optamos por enviarlo, no es necesario rellenar nada, y se enviaría un mensaje como el siguiente:

Pero si lo rellenamos, lo haremos como con un correo electrónico normal:

• Podemos personalizar el aviso escribiendo en el campo Mensaje.
• Si elegimos Pega el elemento en el mensaje de correo electrónico, el documento se enviará en el cuerpo del mensaje, como si lo hubiésemos escrito en el campo Mensaje.
• Enviarme una copia envía una copia a nuestro correo.
• Pulsando Enviar, mandamos el mensaje.

Pero este mensaje es opcional. Podemos no enviarlo pulsando el enlace Añadir sin enviar invitación.

Ahora, los elementos compartidos aparecerán en el listado de documentos de nuestro colaborador.

Podemos compartir un documento con un máximo de 100 usuarios, pero solo 10 podrán editarlo de forma simultánea.

En la pestaña Permisos avanzados encontramos otras opciones:
Permitir que los editores inviten a otros usuarios a editar o ver. Estando marcado, permite a los colaboradores realizar invitaciones. Si se desmarca, los colaboradores pierden ese privilegio. Podemos modificarlo en cualquier momento, no sólo al hacer una nueva invitación.
Si marcamos Permitir el reenvío de invitaciones, un usuario puede ser invitado indirectamente a través de una lista de correo. Si en algún momento lo desmarcamos, eliminaremos a todos los colaboradores que no hayan sido invitados directamente a través de su dirección de correo.

14.4. Gestionar el uso compartido

Cuando hemos compartido un documento, o lo han compartido con nosotros, podemos consultar qué colaboradores o lectores participan en él.
En la pantalla de inicio, se muestran en cada documento que usuarios lo comparten:

En la columna Carpetas/Uso compartido aparecen los usuarios que comparten el documento. El primer usuario es el propietario.

Cuando un documento está compartido, podemos gestionar sus usuarios desde la pestaña Usuarios con acceso de la pantalla Compartir con otros usuarios. 

Lo primero que apreciamos es un listado con los usuarios que participan en el documento.
Junto a ellos, encontramos un desplegable que nos permite cambiar sus permisos. Así, podemos hacer que alguien que podía editar, pase a sólo poder ver el documento. O incluso podemos asignar a otro como propietario del documento, lo que nos dejará como simples editores.
Ten en cuenta, que si dejas de ser el propietario, no podrás volver a serlo a no ser que el propietario actual te vuelva a asignar ese rol.
Observa que en el desplegable aparece la opción Ninguno. Con esta opción, dejamos de compartir el elemento con ese usuario. Pero si lo que quieres es quitar a todos los usuarios, dispones del enlace eliminar todos, en la parte inferior.
Cuando hayas terminado, solo queda Guardar y cerrar para aplicar los cambios.

Una opción más avanzada es controlar el acceso. Esto lo hacemos desde el enlace Cambiar:

• Solicitar acceso siempre, para que tanto colaboradores como lectores tengan que iniciar sesión para acceder al documento.
• Permitir que los usuarios visualicen sin acceder, permite por ejemplo que cualquiera pueda ver el documento, pero debe loguearse para editarlo.
• Permitir que los usuarios editen sin acceder hace que cualquiera pueda modificar el documento.

En la parte derecha encontramos otras opciones, que puede que alguna vez nos sean útiles:

• Enviar correo electrónico a estas personas nos permite enviar un correo a todos los usuarios con los que compartimos el elemento.
• Crear evento con estas personas nos permite organizar un evento, por ejemplo una cita, con colaboradores o lectores. Para esto se utiliza Google Calendar.

14.5. Recibir una invitación

Cuando nos invitan a compartir un documento, quien ha hecho la invitación, puede habernos mandado un mensaje o no.
Si lo ha hecho, nos llegará un mensaje de correo electrónico. En él habrá un enlace que nos lleva directamente al documento.
Si no nos ha enviado ningún mensaje, no seremos conscientes hasta que iniciemos una sesión en Google Docs.
En ambos casos encontraremos los documentos compartidos en nuestra pantalla de inicio.

Invitación para editar:
Veremos y accederemos al documento exactamente igual que si fuese un documento propio. Y podremos hacer las mismas acciones que sobre cualquier documento.
El documento aparecerá destacado como nuevo, y además, veremos que esta vez no somos el propietario.

Observa también que el documento se ve en negrita sobre fondo blanco. Se verá así cada vez que un colaborado haya hecho cambios que no hayamos visto.

Invitación para ver:
Si somos invitados como lectores, en la pantalla de inicio no se distingue de otros documentos, pero al abrirlo, observamos que no podemos editarlo, sólo guardarlo o imprimirlo.

En las hojas de cálculo y presentaciones encontraremos además un chat para comunicarnos con el resto de lectores, o colaboradores que estén debatiendo.

En otros casos, pueden invitarnos directamente de forma temporal. Por ejemplo, para que veamos una presentación, para lo que sólo necesitamos que nos envíen la URL, sin necesidad de que nos inviten.

14.6. Colaborar en la edición

La forma de trabajar con un documento compartido, será exactamente la misma que con un documento no compartido.
La única diferencia, es, que si hay alguien más editando el documento en el mismo instante, nos aparecerá indicado en la parte derecha de la barra de menús.

En el caso de las hojas de cálculo, podemos pulsar sobre el aviso para iniciar un chat. Si el aviso se vuelve naranja, es que otros usuarios han iniciado el chat y han escrito un mensaje.

4.7. Compartir con todos

Existe otra forma de compartir el un documento, que nos permite compartirlo con cualquier usuario que conozca la URL de un enlace específico del documento.
Esta URL de enlace la debemos de generar usando el menú Compartir → Obtén enlace para compartir.

Así llegamos a la siguiente ventana:

La opción más importante es Permitir que lo vea cualquiera que tenga el enlace (no se requiere acceso), que es la que activa el enlace. Al marcarla, cualquiera que lo conozca podrá ver el documento como un lector. Si queremos dejar de compartirlo, basta con desactivar esta casilla.
Además, tenemos la opción Permitirles también editar. Esta opción habilita a todo el mundo a modificar el documento. Los cambios que realicen, aparecerán como realizados por invitados.
La dirección que aparece en la caja de texto es la que tenemos que facilitar a aquellos usuarios que queramos que participen en el documento.
Una vez seleccionadas las opciones, pulsa Guardar y cerrar. Ahora, ya puedes dar a conocer el enlace.

Publicar un documento en Google Docs es, como se dice coloquialmente, colgarlo en Internet.
Al publicarlo, permitimos que nuestro documento pueda ser visto por cualquier usuario de internet que conozca su dirección, como si de una página web se tratase.
La diferencia entre acceder al documento de este modo, y hacerlo como lector invitado, es que el lector tiene disponibles las opciones de impresión y de guardarlo como uno de los formatos soportados.
La publicación de un documento se gestiona desde la pantalla Publicar este documento, accesible desde el botón desplegable Compartir del propio documento seleccionando Publicar como página web, o desde la pantalla de inició, seleccionando Publicar en el menú Más acciones.

Accederemos a la pantalla para un documento no publicado (la siguiente imagen corresponde a un documento de texto):

• La opción Volver a publicar automáticamente cuando se realicen cambios, sincroniza la versión publicada de nuestro documento con el documento que editamos. Así, los cambios realizados se irán actualizando en la versión publicada (sólo para documentos de texto).
• Pulsando el botón Publicar el documento, nuestro documento estará disponible en internet.

Google Docs también nos permite publicar nuestro documento de texto a través de un blog, si poseemos uno, pulsando el botón Publicar en blog. Para hacerlo debemos definir la configuración de nuestro sitio de blogs.

La principal diferencia entre Publicar y el enlace para compartir, es que con el enlace muestra el documento actual, mientras que a publicar, publicamos una versión. Y si no la actualizamos, será distinta al documento original.

na vez completado el proceso, las opciones de la pantalla Publicar este documento cambian ligeramente, mostrando las características y opciones propias de un documento publicado:

• Tu documento se puede ver públicamente en: Nos indica la dirección de acceso a nuestro documento en Internet. A cualquiera que se la proporcionemos podrá ver libremente el contenido del documento.
  Una forma fácil y rápida de enviar la dirección de publicación a nuestros contactos es usando las opciones de correo electrónico, que veremos en el siguiente tema.
• Volver a publicar documento: actualiza el documento publicado a su original, por si hemos efectuado cambios. Es útil sólo si la opción Volver a publicar automáticamente no está marcada.
• Podemos cancelar la publicación, impidiendo que nuestro documento siga siendo accesible en internet, pulsando en Detener publicación.

En el caso de los documentos de texto, podemos Consultar las estadísticas de visitas de tus documentos publicados si configuramos Google Analytics.
En las hojas de cálculo, podemos decidir qué hoja publicar, y en qué formato se visualizan.
En las presentaciones, encontraremos un código HTML. SI lo copiamos en una página web se verá un marco con los controles necesarios para reproducir la presentación.